Voortgangsgesprekken zonder tikwerk

Je weet dat ze belangrijk zijn. Voortgangsgesprekken met je mensen over hun ontwikkeling, ambities en waar ze tegenaan lopen. Het hoort bij goed werkgeverschap en is belangrijk voor je organisatie.

Maar in de praktijk kost het veel tijd. De gesprekken moeten voorbereid, gevoerd en verwerkt worden. En dat terwijl je agenda toch al overvol staat. Dus schuif je ze voor je uit of doe je de gesprekken wel, maar houdt de kwaliteit van de verslagen nog genoeg te wensen over.

En drie maanden later bij het volgende gesprek denk je: wat hadden we ook alweer afgesproken?

Er is een betere manier.

Wil jij dat ook?

  • Focus op je medewerker: geen afleiding van noteren, gewoon écht in gesprek

  • Tijd bespaard: geen uur nawerk meer om alles uit te schrijven

  • Consistente kwaliteit: elk verslag volgt dezelfde structuur, niets wordt vergeten

  • Grip op ontwikkeling: met complete verslagen zie je trends en patronen in je team

Hoe werkt dit met AIStudio Assist?

Geen gedoe met onboarding

We stemmen de assistent af op jullie verslagstructuur. Welke onderwerpen moeten altijd terugkomen, hoe formuleren jullie doelen, welke afspraken zijn standaard. Eén keer goed instellen, daarna werkt het voor iedereen.

Tijdens het gesprek

Start de opname op je laptop of telefoon. Vanaf dat moment hoef je alleen nog maar te luisteren en te praten.

Je bespreekt hoe het gaat, wat goed loopt, waar uitdagingen liggen. Doelen voor dit kwartaal, ontwikkeling op langere termijn, eventuele knelpunten. Een normaal gesprek, zonder onderbrekingen om dingen op te schrijven.

Je medewerker heeft je volle aandacht. Dat merk je aan de kwaliteit van het gesprek.

Direct na het gesprek

Upload de opname. De AI verwerkt het gesprek naar een gestructureerd verslag volgens jullie format. Besproken onderwerpen, gemaakte afspraken, actiepunten met deadlines, datum volgende gesprek.

Binnen een paar minuten is het verslag klaar. Je checkt het even, stuurt het door naar je medewerker. Klaar.

Daarbij helpen deze verslagen je om de volgende gespreksronde goed voor te bereiden.

Het grotere plaatje

Na verloop van tijd begin je patronen te zien. Je ziet welke ontwikkelthema's terugkomen in je team. Waar mensen blij van worden en waar ze vastlopen. Op welke afspraken mensen goed acteren en welke blijven liggen.

Die inzichten helpen je beter te sturen. Als manager, maar ook als organisatie.

Wil jij dit ook?

Privacy en veiligheid staan voorop

Dit gaat over persoonlijke gesprekken met je mensen. Die data moet gewoon veilig zijn. Punt.

Daarom is AIStudio Assist gebouwd met één uitgangspunt: jij bepaalt waar je data blijft en hoe deze wordt verwerkt.

Ons platform draait in Nederland, ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd. Al je gesprekken, bestanden en verslagen staan in je eigen veilige silo, strikt gescheiden van andere organisaties.

100% Aansluiting op jouw beleid

AIStudio Assist is platform- en AI-aanbieder onafhankelijk. Dat betekent dat we alles kunnen inrichten volgens jouw beleid en eisen:

  • Kies je AI-provider: OpenAI, Anthropic, Google, Mistral of open source modellen

  • Bepaal de locatie: AI-verwerking in EU-datacenters, EU-only aanbieders, in je eigen Azure omgeving of zelfs volledig on-premise. Allemaal geen probleem.

  • Filter gevoelige data: mogelijkheid tot detectie en bescherming van privacygevoelige informatie voordat deze het platform verlaat of vastgelegd wordt

  • Volledige controle: wie heeft toegang tot wat, welke data gaat waar naartoe, audit trail van alle acties

  • Jouw compliance-eisen: GDPR/AVG compliant, maar ook aangepast aan specifieke eisen

Je hebt dus volledige grip op waar je data blijft en hoe deze wordt verwerkt. Zo doe je geen ongewenste concessies aan veiligheid.

Betere voortgangsgesprekken in minder tijd?

In een korte demo laten we zien hoe deze oplossing werkt voor jouw organisatie. We sparren over je huidige werkwijze en hoe we onze assistent voor voortgangsgesprekken het slimst kunnen inrichten. Vul hieronder je gegevens in, dan hoor je van ons!

Vrijblijvende demo

///

Vrijblijvende demo ///

  • Ja. Voordat je een gesprek opneemt, geef je aan dat je een AI-assistent gebruikt voor de verslaglegging en vraag je expliciet toestemming. Die toestemming leg je vast. Dat is niet alleen netjes, het is ook wettelijk verplicht. We helpen je met een standaard communicatie die je hiervoor kunt gebruiken.

  • Je bepaalt zelf wat er in het verslag komt. Na het gesprek bekijk je het concept-verslag en haal je eruit wat er niet in thuishoort. Je kunt ook aangeven welke type informatie standaard gefilterd moet worden - denk aan medische gegevens of persoonlijke omstandigheden. De AI herkent dit soort informatie en laat het weg uit het verslag.

  • Gemiddeld besparen organisaties 50% van de tijd die ze eerder kwijt waren aan voortgangsgesprekken. Het gaat om een besparing van ongeveer een uur per medewerker. Bij 50 medewerkers scheelt dat drie werkdagen per gespreksronde.

    Maar minstens zo belangrijk: managers geven aan dat de gesprekken zelf beter verlopen omdat ze niet meer hoeven te noteren. De verslagen zijn completer en consistenter, waardoor je er echt iets mee kunt in plaats van dat ze ergens in een map verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Heb je nog vragen over hoe deze AI-toepassing werkt in jouw organisatie? Hieronder vind je antwoorden op de meest gestelde vragen.

Nog een andere vraag?