AI dwingt je om je werkwijze te standaardiseren. En dat is makkelijker dan je denkt.

Thomas Redman schreef in Harvard Business Review dat veel bedrijven denken dat een laagje AI hun bestaande werkwijze vanzelf beter maakt. Het omgekeerde is waar, aldus Redman: AI legt bloot wat er al lang niet klopte.

Processen die per persoon net anders lopen, kennis die nergens is vastgelegd, templates die per team afwijken. Zolang mensen het werk doen, merkt niemand het, schrijft hij. Iedereen kent de workarounds en vult de gaten met ervaring.

Maar op het moment dat je een virtuele collega wilt introduceren die medewerkers ondersteunt bij hun werk, voel je de pijn. Want die collega moet je leren hoe het werk gedaan moet worden. En dan kan je maar beter zorgen dat je daar met zijn allen een uniforme beslissing over hebt genomen.

Kenniswerkers zijn eigenwijs

Dat klinkt als een groot obstakel. En eerlijk gezegd: bij eerdere automatiseringsprojecten was het dat ook. Mensen willen hun eigen werkwijze niet inleveren voor een systeemgedreven proces. En bij veel digitaliserings- en automatiseringstrajecten was het alternatief ook niet aantrekkelijk: een nieuw systeem waar iedereen zich aan moet conformeren omdat het nu eenmaal moet van de organisatie. Meer werk, niet minder.

Maar bij AI ligt dat anders. De tijdswinst is direct voelbaar, de frustratie daalt, en de kwaliteit van het werk gaat omhoog. Dat is een heel ander verhaal dan “we hebben een nieuw systeem en iedereen moet mee”. De waarde is groot genoeg dat mensen bereid zijn om een stukje freestylen in te leveren. Niet omdat het moet, maar omdat ze er zelf beter van worden.

De kansen die erachter liggen

Maar het wordt nog mooier. Zodra een proces helder is en een assistent het ondersteunt, komen er kansen in beeld die er eerst niet waren.

Neem een kwartaalrapportage naar je klanten. Iedereen weet dat het eigenlijk vaker zou moeten, maar niemand heeft er tijd voor. Op het moment dat een assistent de informatie verzamelt en een concept voorbereidt, wordt het ineens haalbaar om het elke maand, of zelfs wekelijks te doen.

Er is altijd een discrepantie tussen hoe je je werk zou wíllen doen en hoe je het in de praktijk doet, simpelweg omdat er maar 24 uur in een dag zitten. Met een virtuele collega die een deel van het werk doet, verdwijnt een deel van die schaarste.

Beter, vaker, grondiger. Niet door harder te werken, maar doordat de tijd van een AI-collega nu eenmaal goedkoper is en in overvloed aanwezig is ten opzichte van de tijd van een mens.

Eerst het gesprek, dan de technologie

Redman heeft gelijk: als je fundament niet op orde is, levert AI geen waarde. Maar dat fundament op orde brengen is veel minder zwaar dan het klinkt. Het begint met één gesprek: hoe willen wij dit werk doen? Welke kennis moet een nieuwe collega, mens of AI, meekrijgen om het goed te doen?

Dat gesprek levert op zichzelf al waarde op. En de technologie die erop volgt, landt dan ook.

Bij AIStudio noemen we dat versterken, niet vervangen. Geen megaveranderingen in een big bang, maar beginnen bij het laaghangend fruit. Werkprocessen helder maken, de juiste kennis beschikbaar stellen, en mensen bevrijden van het geestdodende deel. Zodat ze tijd overhouden voor het werk waar ze goed in zijn, wat ze leuk vinden en waarde toevoegt.

Wil je weten waar die kansen in jouw organisatie liggen? Doe de AI-Gripscan. In twee minuten zie je waar jouw organisatie staat en wat een logisch startpunt is.